сОЗДАВАЙТЕ САЙТ ВМЕСТЕ С Perpetuum Mobile

Полный чек-лист для идеальной подготовки

Выставка без аврала

После периода затишья выставочная активность снова на подъёме. Наши клиенты констатируют значительное увеличение числа посетителей и многократный рост отдачи от участия в таких событиях.

Весенний сезон — особенно насыщенное время, когда проходит большинство крупных отраслевых мероприятий. Специально для вас мы подготовили подробный чек-лист, который поможет провести подготовку системно и без суеты.

Идеальный сценарий — начать планирование за год до события. Это позволит забронировать наиболее выигрышные площадки на favorable условиях. Однако даже если в распоряжении всего месяц, грамотная организация позволит успеть всё необходимое. Основной объём задач как раз приходится на этот период.

Этап 1: За 4 недели до выставки и ранее

На этом этапе закладывается фундамент вашего участия. Бронирование стенда — процесс, требующий времени, так как организаторы часто работают с высокой нагрузкой.

Ключевые задачи:

Запросите у организаторов условия участия и карту экспозиции.

Выберите и забронируйте место для стенда, ориентируясь на бюджет, площадь и самое главное — локацию.

Составьте и согласуйте детальную смету всех расходов на выставку.

Закажите необходимое выставочное оборудование.

Организуйте транспорт и проживание для сотрудников и приглашённых гостей (при необходимости).

Подготовьте список полиграфической и сувенирной продукции для раздачи.

Разработайте техническое задание на стенд: определите необходимое оборудование и количество персонала.

Своевременно оплатите регистрационные взносы.

Практические советы:

Выбор места: Наиболее проходимые зоны обычно расположены у входа и вдоль центральных аллей. Не стесняйтесь консультироваться с организаторами — они лучше всех знают потоки посетителей и могут предложить оптимальный вариант по цене и расположению.

Оформление стенда: При индивидуальной застройке проведите тендер среди 3−4 подрядчиков. Эскизные проекты со сметой обычно предоставляются бесплатно. Обязательно изучите отзывы о компании, чтобы избежать неприятных сюрпризов. При использовании стандартного пакета уточните, что уже входит в стоимость аренды, и закажите дизайн постеров, которые будут на нём размещены. Оптимальное решение для стандартных конструкций — широкоформатная печать на ткани, идеально подходящей для выставочных систем.

Этап 2: За 3 недели до выставки

Время сконцентрироваться на визуальной составляющей и материалах. Помните, что дизайн — это процесс, требующий времени на утверждение.

Ключевые задачи:

Закажите дизайн-макеты для стенда или постеров.

Разработайте дизайн всей полиграфии: каталогов, буклетов, визиток и бейджей.

Утвердите дизайн сувенирной продукции.

Подготовьте макеты для дополнительных элементов (стойки ресепшен, буклетницы).

Практический совет:

На согласование дизайна закладывайте не менее недели. Для масштабных проектов этот этап может растянуться на несколько месяцев.

Этап 3: За 2 недели до выставки

Основная цель этого этапа — обеспечить максимальный поток гостей на ваш стенд. Также важно провести конкурентную разведку.

Ключевые задачи:

Анонсируйте своё участие в выставке в социальных сетях.

Добавьте информацию о мероприятии в email-подписи сотрудников.

Проведите e-mail, WhatsApp или SMS-рассылку с персональными приглашениями.

Разошлите пресс-релиз в отраслевые СМИ.

Подготовьте анкету для сбора контактов.

Составьте список необходимого инвентаря.

Разместите информацию о вашей компании на сайте выставки.

Поручите отделу продаж точечно пригласить ключевых клиентов.

Практические советы:

Повышение вовлечённости: Продумайте специальную активность для привлечения гостей: розыгрыш приза, презентация новинки, возможность пообщаться с руководством компании.

Анкета посетителя: Включите в неё обязательные поля: номер анкеты, имя и фамилию гостя, компанию, телефон, e-mail и интересующий продукт/услугу.

Этап 4: За 1 неделю до выставки

Финальный спринт. Время для монтажа стенда обычно ограничено 1−3 днями, поэтому важна тщательная подготовка.

Ключевые задачи:

Соберите и упакуйте все необходимые материалы: от дизайнерских конструкций и полиграфии до канцелярии (скотч, ножницы, ручки), продуктов питания для персонала и технических устройств (ноутбук, флешки).

Подготовьте все разрешительные документы для ввоза и монтажа экспонатов.

Составьте и утвердите график работы сотрудников на стенде.

Сформируйте расписание встреч с гостями на время проведения выставки.

Проведите обязательный инструктаж команды: обсудите правила коммуникации с гостями, дресс-код, запрет на приём пищи на стенде и стандарты заполнения анкет.

Этап 5: После выставки — анализ и завершение работы

Мероприятие закончилось, но самый важный этап только начинается.

Ключевые задачи:

Проведите «разбор полётов»: дополните чек-лист на будущее, чтобы улучшить качество подготовки к следующим мероприятиям.

Проанализируйте эффективность: оцените количество собранных контактов и потенциальных лидов.

Передайте базу контактов отделу продаж для обработки и обязательно проконтролируйте скорость и качество её проработки.

Удачной Вам выставки!

НАПИСАТЬ МЕНЕДЖЕРУ

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ

Наши специалисты готовы проконсультировать вас по всем этапам подготовки к выставке

Получите консультацию у нас