Чек-лист по подготовке к выставке – чтобы ничего не упустить!

Как приготовиться к мероприятию и все успеть

Выставки обрели новое дыхание после пандемии. Наши клиенты отмечают существенный рост посетителей, в разы возросшую окупаемость выставок.

Весна горячая пора, большинство крупных выставок проходят именно в этот период.

По многочисленным просьбам, мы подготовили для наших клиентов чек-лист по подготовке к выставке, делимся им и с вами.

К участию в крупной выставке лучше начать готовить уже за год. Именно за год можно забронировать лучшие выставочные площади на лучших условиях.

Но если до выставки остается всего 1 месяц, тоже возможно все успеть. Активная стадия подготовки к выставке ложиться как раз на этот период.

За четыре недели до выставки и ранее

Бронирование выставочного стенда занимает много времени, организаторы часто перегружены объемом работ, медленно отвечают. Наберитесь терпением и заложите на этот этап подготовки достаточно времени.

Что нужно сделать?

▸ Запросите условия участия и план выставки
▸ Выберите и забронируйте подходящее место стенда, исходя из бюджета, площади стенда и его локации

⫸ Совет. Лучшие места обычно находятся ближе ко входу и центральному проходу. Посоветуйтесь с организаторами выставки по выбору месту, они подскажут места с лучше «проходимостью» по оптимальной цене.

▸ Составьте и согласуйте выставочную смету
▸ Оплатите регистрационные взносы
▸ Сформируйте техническое задание на стенд, подготовьте список необходимого выставочного оборудования, спланируйте количество персонала на стенде

⫸ Совет. В случае индивидуальной застройки, проведите тендер между 3-4 компаниями по оформлению стенда, обычно эскизные рисунки со сметой стенда предоставляются бесплатно. Рекомендуем собрать отзывы о компании-застройщике для того, чтобы не возникло сюрпризов. В случае стандартной застройки – выберите оборудование из перечня, предоставляемого организаторами выставке (уточните какое оборудование уже включено в стоимость аренды выставочной площади), закажите отдельно дизайн на базе стандартного оборудования. Самый оптимальный вариант оформления выставочного стенда на стандартных конструкциях - печать постеров на тканевой основе., подходящих по выставочную систему.

▸ Подготовите список печатных материалов и другой «раздатки» на выставке
▸ Закажите необходимое выставочного оборудование
▸ Забронируйте транспорт для доставки на выставку сотрудников и гостей выставки (при необходимости)
▸ Забронируйте проживание участников (при необходимости)

За три недели до выставки

За 3 недели до мероприятия необходимо решить вопрос с дизайном стенда, полиграфических материалов и сувенирной продукции.

▸ Закажите дизайн стенда или постеров при стандартной застройке
▸ Закажите дизайн полиграфической продукции (каталоги, буклеты, листовки, визитки, бейджики и т.п.)
▸ Закажите дизайн сувенирной продукции
▸ Закажите дизайн других выставочных материалов (буклетниц, стойки ресепшн и т.д.)

Дизайн трудоемкий процесс, требующий большого количества согласований. Закладывайте на это направление работы не менее 1 недели. В случае проведения крупных мероприятий, работы по дизайну могу занять до нескольких месяцев.

За две недели до выставки

За 2 недели до выставки нужно сфокусироваться на приглашении клиентов на ваш выставочный стенд, проанализировать список партнеров и конкурентов, участвующих в выставке, изучить программу конференции.

Задачи на неделю:

▸ Разместите информацию о выставке и вашем стенде в социальных сетях
▸ Добавьте в подпись сотрудников информацию о предстоящей выставке
▸ Сделайте e-mail/вотсап/смс-рассылку с приглашением посетить ваш стенда
▸ Пригласите индивидуально с помощью вашего отдела продаж гостей на выставку
▸ Разместите информация на сайте выставки

⫸ Совет. Для увеличения вовлеченности клиентов, рекомендуем придумать какие-то фишки, которые будут мотивировать посетить ваш стенд – подарки, розыгрыши призов, новинки, возможность пообщаться с топ-менеджментом компании.

▸ Составьте список инвентаря необходимого на выставке
▸ Разошлите пресс-релиз
▸ Подготовьте анкету выставке

⫸ Совет. Анкета должна включать следующую информацию: номер анкеты, поля для Имени и Фамилии, название компании, телефон, эл. почта для связи, к какому продукту/услуге клиент проявил интерес и т.д.).

За одну неделю до выставки

Последняя неделя самая ответственная. На монтаж/демонтаж стенда дается обычно 1-3 дня, нужно быть готовыми все успеть сделать в этот короткий период. Для этого заранее нужно подготовиться.

▸ Составьте и соберите список всех необходимых на выставке материалов (материалы для оформления стенда, канцтовары (скотч, ножницы, коробки, ручки, бумага, степлер) посуда, напитки и еда для персонала и гостей, сувенирная и полиграфическая продукция, чайник, ноутбук, флешка, …)
▸ Подготовьте документы на ввоз и монтаж выставочных стендов и всех выставочных материалов
▸ Подготовьте график работы персонала на выставочном стенде
▸ Проведите инструктаж персонала для работы на стенде (не есть на стенде, активно привлекать клиентов посетить стенд, правилам заполнения выставочных анкет, дресс-код)
▸ Подготовьте график встреч с гостями на выставке

После выставки

Выставка прошла, а работа продолжается!

▸ После выставки обязательно проведите «работу над ошибками». Дополните свой-чек лист на будущее для улучшения качества подготовки к следующим мероприятиям
▸ Проанализируйте эффективность выставки – сколько контактов удалось собрать
▸ Отдайте собранные на выставке контакты для проработки отделу продаж, следите за качеством их проработки и результативности собранных на выставке контактов

Удачной Вам выставки!